Depuis le 1er janvier 2018, toute entreprise française assujettie à la TVA et qui vend des prestations à des particuliers doit utiliser un logiciel de caisse et de facturation possédant une certification ou une attestation de conformité à la norme NF 525.
Nos obligations et notre besoin
Bon nombre des clients de Monarobase sont des particuliers et nous sommes assujettis à la TVA, nous avons donc l’obligation d’utiliser un logiciel conforme pour créer nos factures et saisir nos paiements depuis le 01/01/2018.
Mais, à ce moment là, il n’existait pas de solution viable pour permettre à un e-commerçant de respecter cette loi.
Les entreprises ayant entamé les démarches de mise en conformité ont donc bénéficié d’une période de tolérance… que nous avons mise à profit !
L’essentiel de notre système de facturation étant automatisé, l’une des contraintes était d’y intégrer la solution certifiée, quitte à adapter voire restructurer les outils et processus existants…
Les pistes que nous avons suivies sans succès
Afin de nous mettre en conformité, nous avons envisagé plusieurs solutions qui n’ont finalement pas été retenues…
La certification NF 525 à proprement parler est réservée aux très grosses structures ou aux éditeurs de logiciels de comptabilité. Le coût pour une telle certification était d’environ 40 000 € tous les 4 ans.
Du côté CMS, les outils ne sont pas finalisés :
– Prestashop devait sortir un module pour se mettre en conformité en novembre 2018, mais sa sortie a récemment été repoussée.
– Chez WordPress/WooCommerce le sujet semble toujours en cours de progression.
Pour ce qui est des éditeurs de logiciels de comptabilité :
– Sage a bien une API mais… pas pour leurs clients français
– Cogilog (MacOS) propose un logiciel de facturation automatisable s’il est hébergé sur un serveur MacOS, mais il n’a pas d’API externe et les imports automatisables ne sont pas réellement prévus pour notre cas d’utilisation.
Enfin, nous avons contacté différents CRM hébergés dans le but d’utiliser leur API pour nous mettre en conformité, mais quand leurs réponses n’étaient pas négatives, les solutions proposées n’offraient pas suffisamment de garanties pour la protection des données personnelles de nos clients.
La solution choisie
Un seul outil a complètement répondu à notre besoin : la solution open source Dolibarr !
Pour cadrer avec la norme NF 525, Dolibarr a rapidement sorti une version (7.0.0) conforme et pouvant être attestée par des développeurs tiers.
Nous avons commencé les tests à ce moment, mais avons dû attendre la version 8.0.3 pour réunir toutes les fonctionnalités requises. Il a alors seulement été nécessaire de modifier le modèle de factures pour y ajouter nos mentions légales et utiliser l’API Dolibarr pour les paiements.
Nous avons ensuite fait appel à Inovea Conseil qui a rapidement attesté de la conformité de notre installation de Dolibarr.
Monarobase utilise donc une installation de Dolibarr attestée conforme à la norme NF 525 et interdisant tout accès extérieur.
Nous utilisons l’API de Dolibarr pour la création des factures, leur génération sous forme de fichiers PDF puis la prise en compte des paiements. L’ensemble de ces données est, au fur et à mesure, enregistré dans la base de données de l’Espace client.
Conclusion et conseils
Lorsque la loi anti-fraude à la TVA a été mise en application, il n’existait aucun système viable pour que nous nous y conformions. Elle en a donc été d’autant plus complexe à mettre en œuvre.
Une solution a été trouvée, mais elle a nécessité, en amont, un travail important pour permettre son intégration dans l’environnement existant.
Au final, cette démarche a abouti : nous nous sommes conformés à la norme NF 525 tout en conservant les automatisations nécessaires au bon fonctionnement de l’Espace client et, au-delà, de notre sytème de facturation..
Si vous utilisez une solution e-commerce qui n’est pas encore conforme, si vous êtes assujetti à la TVA et vendez à des particuliers :
– Vérifiez s’il existe déjà une solution « clé en main » pour vous mettre en conformité
– Sinon, et à condition que ce soit réaliste dans votre cas, désactivez les fonctionnalités de facturation de votre boutique e-commerce et créez manuellement vos factures dans un logiciel certifié
– En parallèle, renseignez-vous auprès de votre expert comptable, si vous en avez un.
– Bon courage !…
Bravo monarobase,
Encore une belle preuve de votre sérieux.
Merci !
Bravo !
« bosser » devient un parcours du combattant ! c’est écœurant
Du bon travail, mais comme ROB, je trouve que nous passons de plus en plus de temps simplement pour faire la « gestion comptable » ou « répondre aux normes ». Nous reste-il du temps pour travailler vraiment et produire quelque chose?!